ルーティン業務をテンプレ化! 効率を爆上げする方法
企画管理部の出原です!
楓工務店が開発している「業務管理システム」
実はこのシステムは「ルーティン業務」を効率化するためのシステムなんです。
今日はその仕組みを説明したいと思います^^
ルーティン業務とは?
「ルーティン」は、決まった手順や、お決まりの所作、日課などの意味を持つ言葉です。
例えば、
家づくりでは A様邸、B様邸、C様邸とでは
プランやインテリアの具体的な計画はお客様ごとに異なりますが、
設計士やコーディネーターの作図の流れは ほとんど一緒のはずなんです。
もちろんコンシェルジュや施工管理も、ご案内や工事準備の流れは どのお客様のお家でもほとんど一緒です。
あとは、経理業務など 毎月決まった業務を行う部署も ルーティン業務を行っていると言えますね^^
家づくりのような 期間が長く複数人で作業を行い、進捗管理が必要な仕事は「プロジェクト進行型」
経理業務のような 期間が長く毎月定点で行う仕事は「月次業務進行型」
といいます^^
私たちが開発した業務管理システムは、 このルーティン業務を非常に効率化してくれるものになります。
システムを効果的に使うためには まずはルーティン業務を「テンプレート化」する必要があります^^
テンプレート化とは?
テンプレートとは、 日本語でいう「定型文」や「ひな形 (ひな型)」と同様の意味を持つ用語のことです。
つまり、ルーティン業務を書出して、ひな形化します。
家づくりの場合だと、 ひな形のテンプレートをコピーして
A様邸、B様邸、C様邸とプロジェクトを立ち上げて業務管理を行います^^
・・・なので、 この「テンプレート化」が一番ミソです!
このテンプレート化を効率的に、効果的にお手伝いするのが 私たち企画管理部の役割です。
現在、試行錯誤で各企業様に随時ご案内中です…^^
早く導入フローを固めて、より多くの企業様に使っていただけるように奮闘しています!
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